Veilig informatie delen

Mogelijk ben je op dit moment bezig met een onderzoek, in een groep of alleen. Hoe zorg je ervoor dat je de ingewonnen informatie veilig kan delen? En dat alleen personen die je toegang verleend de informatie kunnen inzien?

Daarom is het van belang dat je stilstaat bij je werkwijze. Onder studenten en medewerkers wordt er veel gebruik gemaakt van bestandsdeling via Dropbox, Google Drive, WeTransfer of WhatsApp en Facebook. Windesheim heeft geen verwerkingscontracten met deze partijen. Daarom is het van belang dat wanneer je werkt met privacy gevoelige informatie dat je dit doet via de Office 365 omgeving van Windesheim (Dus via Sharepoint of Onedrive). Wanneer je grote bestanden wilt versturen kan dit via de SURF FileSender. Via SURF is privacy en bescherming van de verzonden data te garanderen ten overstaande van systemen zoals WeTransfer.

Als medewerker van Windesheim moet je, je er dan ook van bewust zijn dat je deze gegevens alleen deelt via Office 365, Onedrive of Filesender. Doe dit dus niet doormiddel van de eerder genoemde platformen.

Als student controleer je dat data die je deelt via Dropbox, Google Drive of anderen niet beschikbaar is via het internet. Binnen programma’s geef je zelf aan met wie je jouw informatie wilt delen. Zoals in Dropbox bijvoorbeeld. Maar er zijn ook producten zoals Office 365 waar iedereen standaard toegang heeft tot jouw informatie. Alle groepen zijn openbaar. Tenzij je het delen zelf uitzet.

Ga je als student een onderzoek doen waarin persoonsgegevens of andere gevoelige informatie betrokken is?  Maak dan net als medewerkers en docenten gebruik van de Windesheim Office 365 omgeving en de SURF FileSender.

Let daarom goed op en controleer of de informatie op een gepaste manier gedeeld wordt. Is voor de uitvoer van je project een geheimhoudingsverklaring getekend? Houd dan extra rekening met de te gebruiken opslagmethodes. Als student kun je dit overleggen met je bedrijfsbegeleider.